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日々の業務を見直し、AIを「使える仕事」から取り入れる

AI導入の必要性とメリット

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情報整理やデータ分析の補助にAIを活用し、判断に必要な情報をまとめやすくする
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繰り返し発生する定型業務を見直し、社員が本来の仕事に使える時間を増やす
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問い合わせ対応や文章作成など、日常業務で生成AIを活用する方法を考える
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業務の流れを整理し、AIを取り入れられる作業と人が行うべき仕事を分ける
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営業・事務・管理部門それぞれの業務に合わせたAI活用方法を検討する

生成AIをはじめとするAIツールは、文章作成、情報整理、データ分析の補助、アイデア出しなど、さまざまな業務で活用できるようになっています。

一方で、「AIを導入すればすぐに業務が効率化する」というわけではありません。大切なのは、現在の仕事を整理し、どの業務にAIを使えるのか、どこは人が判断する必要があるのかを見極めることです。営業・事務・管理部門では、それぞれ仕事の内容が異なるため、AIの使い方も変わります。

ここでは、各部門で考えられるAI活用の例と、業務効率化につなげるためのポイントをご紹介します。

営業部門でのAI活用事例

営業担当者の仕事を整理し、提案や顧客対応に使える時間を増やす

Point 01

営業情報の整理と商談準備

営業担当者は、顧客情報の確認、商談準備、メール作成、商談後の記録など、多くの業務を行っています。生成AIを活用すると、商談メモの整理やメール文面のたたき台、提案内容の構成などを作成する際の補助として利用できます。過去の情報や顧客データを適切に管理できる環境があれば、それらを参考にしながら営業活動を整理することもできます。 AIに営業そのものを任せるのではなく、準備や情報整理にかかる時間を減らし、顧客との対話や提案に時間を使えるようにすることが活用のポイントです。
Point 02

顧客に合わせた提案内容を考える

顧客によって、抱えている課題や求めている情報は異なります。生成AIを使って、顧客情報やヒアリング内容を整理し、「この顧客には何を伝えるとよいか」「提案書をどのような順番にすれば分かりやすいか」といった部分を考える補助として活用できます。ただし、AIが提案内容を最終判断するわけではありません。顧客との関係や現場で得た情報を踏まえ、最後は営業担当者自身が確認し、相手に合わせて調整することが大切です。
Point 03

既存ツールと組み合わせて活用する

営業部門では、CRMやSFA、メール、オンライン会議など、すでにさまざまなデジタルツールが使われています。 AIを活用するときも、新しいツールを増やすことだけを考えるのではなく、現在使っている仕組みの中で活用できることがないかを確認します。たとえば、商談記録の整理、メールの下書き、会議内容の要約など、身近な業務から試すことができます。現在の業務フローを確認したうえで、小さく始めて効果を確かめることが、無理なくAI活用を広げる方法の一つです。

事務部門での業務効率化

事務部門では、書類作成、データ入力、メール対応、情報整理など、日々多くの細かな業務が発生します。一つひとつの作業時間は短くても、毎日繰り返すことで大きな負担になっている場合があります。

AIを活用する際は、まず普段の仕事の中から、「繰り返している作業」「文章を一から作っている作業」「情報を整理するのに時間がかかっている作業」を探すことから始めます。たとえば、生成AIを使えば、社内案内やメール、マニュアルなどの文章のたたき台を作ることができます。

一から文章を書くのではなく、必要な内容をAIに伝えて下書きを作り、人が確認・修正することで、作成にかかる時間を減らせる場合があります。書類のデータ化では、AI-OCRなどの技術を活用できるケースもあります。紙や画像に記載された文字を読み取り、データ入力を補助することで、手作業を減らせる場合があります。

ただし、読み取り結果に誤りがないか、人が確認する仕組みも必要です。

また、生成AIは情報整理にも活用できます。長い文章を要約したり、会議メモから要点を整理したり、複数のアイデアを分類したりすることで、内容をまとめる作業をサポートできます。一方で、顧客情報や社内の機密情報などを扱う場合には、利用するAIサービスや会社のルールを確認することが欠かせません。

「便利だから何でも入力する」のではなく、どの情報をAIに扱わせてよいのかを決めたうえで利用することが大切です。事務部門でのAI活用では、すべての仕事を自動化することを目指す必要はありません。

時間のかかっている仕事の一部をAIに手伝ってもらうことで、社員が確認・判断・調整など、人にしかできない仕事に時間を使える状態をつくることがポイントです。

管理部門におけるAIの役割

管理部門では、社内のさまざまな情報を整理し、経営や各部署の判断を支える仕事が多くあります。人事、総務、経理、経営企画など、担当する業務によってAIの活用方法は異なりますが、情報整理や資料作成、データ分析の補助などに利用できる可能性があります。たとえば、社内会議のための資料を作成するときに、複数の情報を整理し、説明する順番や構成案を考える場面で生成AIを利用できます。

「この内容を経営会議用に整理したい」「3つの課題を比較しやすい形にまとめたい」といった指示を出すことで、考えを整理するための補助として活用できます。

また、人事部門であれば、求人原稿や社内案内、研修資料、面談項目などのたたき台作成にも利用できます。総務部門では、社内規程やマニュアルの整理、問い合わせ対応文の作成などに活用できる場合があります。データ分析についても、AIは人が情報を見るための補助として活用できます。

ただし、AIにデータを渡せば自動的に正しい経営判断ができるわけではありません。分析するデータの内容や品質、AIへ与える指示によって結果は変わります。また、数値の意味をどのように解釈するかについては、業務を理解している人の判断が必要です。そのため、 AIで情報を整理する → 人が内容を確認する → 判断や意思決定に活かすという役割分担を考えることが重要です。

さらに、管理部門でAIを活用するときは、部署ごとにバラバラに利用するのではなく、一定のルールを決めておくことも大切です。「どのAIツールを使用するのか」「入力してはいけない情報は何か」「生成した文章や分析結果を誰が確認するのか」といった基本的なルールを共有することで、社内でも利用しやすくなります。

AIを導入する目的は、AIを使うことそのものではありません。社員が時間をかけている業務を整理し、人が本来取り組むべき仕事に時間を使えるようにすることが、管理部門におけるAI活用の基本になります。

まずはご相談ください

「生成AIを会社で使ってみたいけれど、何から始めればいいか分からない」

「ChatGPTを使っている社員はいるが、業務での使い方が統一されていない」

「営業や事務の仕事を効率化したいが、どの業務にAIを使えるか分からない」

「社員向けにAIの基本的な使い方を学んでもらいたい」

このようなお悩みはありませんか？ AI活用を進める際に大切なのは、最初から大きなシステムを導入することではありません。まずは現在の業務を確認し、「どの仕事に時間がかかっているのか」「繰り返し行っている作業は何か」「生成AIを使うことで負担を減らせそうな業務はあるか」を整理することから始めます。

たとえば営業部門であれば、メールや提案書、商談内容の整理。事務部門であれば、文章作成、情報整理、社内文書の作成。管理部門であれば、資料作成、情報の要約、データ確認など、身近な業務から活用方法を検討できます。一方で、AIには得意なことと苦手なことがあります。生成された内容が必ず正しいとは限らないため、人による確認が必要です。また、顧客情報や機密情報を扱う際には、利用するツールや社内ルールにも注意する必要があります。

合同会社HumanRelationsでは、生成AIやAIツールについて学ぶだけではなく、「自社のどの仕事で使えるのか」を考え、実際の業務に活かすための法人向けAI研修についてご相談いただけます。「営業部門向けに実務で使える内容にしたい」「事務・管理部門の業務効率化をテーマにしたい」「社員によってAIの知識に差があるので、基礎から学びたい」といったご相談でも構いません。まずは、現在時間がかかっている業務や、AIを活用してみたい仕事についてお聞かせください。

自社ではどのような使い方ができるのか、一緒に整理するところから始めていきます。