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生成AIを「使える」だけでなく、安全に判断して使える組織へ

生成AI活用の重要性

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生成AIの基本的な特徴を理解し、業務での活用方法を学ぶ
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文章作成や情報整理など、実際の業務で使える場面を具体的に考える
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生成AIを利用する際の社内ルールを整え、社員が迷わず使える環境をつくる
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誤情報・機密情報・著作権など、業務利用で注意したいポイントを理解する
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AIに任せる仕事と、人が確認・判断する仕事を整理する

生成AIは、文章作成、情報整理、アイデア出し、資料の構成づくりなど、さまざまな業務で活用できるようになっています。
一方で、社員それぞれが自己判断で利用していると、「どの情報を入力してよいのか」「生成された内容をそのまま使ってよいのか」など、判断に迷う場面も増えていきます。
企業で生成AIを活用するためには、操作方法を覚えるだけでは十分ではありません。
生成AIに何ができて、何が苦手なのかを理解し、安全に使うための社内ルールとAIリテラシーを整えることが大切です。
本研修では、生成AIの基本的な特徴から、実際の業務での活用方法、利用時の注意点までを学び、自社ではどのように使っていくのかを考えていきます。

社内ルールを確立しよう

生成AIを安心して業務で使うために決めておきたいこと

Point 01

利用するAIツールと範囲を決める

生成AIを社内で活用する際は、まず「どのAIツールを業務で使ってよいのか」を明確にしておくことが大切です。
同じ生成AIでも、サービスや契約プランによって利用条件やデータの取り扱いは異なります。
そのため、
「会社として利用を認めるサービス」
「業務利用する際のアカウントや契約方法」
「どのような業務に利用してよいのか」
などを整理します。
社員がそれぞれ異なるAIサービスを自己判断で使うのではなく、基本的な利用方針を共有しておくことで、社内でも安心して活用しやすくなります。
Point 02

著作権や生成物の扱いを確認する

生成AIで文章や画像などを作成するときは、著作権や利用条件についても注意が必要です。
AIが生成した内容だからといって、必ずそのまま自由に利用できるとは限りません。
たとえば、既存の文章や画像と似ていないか、利用しているAIサービスの規約上どのような使い方が認められているかなどを確認する必要があります。
また、生成された文章や画像を社外へ公開する場合には、人が内容を確認することも大切です。
社内ルールでは、
「生成物をそのまま公開しない」
「外部へ出すものは必ず担当者が確認する」
など、AIが作ったものを誰が確認するのかまで決めておくと運用しやすくなります。
Point 03

機密情報・個人情報を守る

生成AIを業務で利用するときに、特に注意したいのが入力する情報です。
顧客情報、社員の個人情報、契約内容、社外秘の資料などを、確認せずに生成AIへ入力することは避ける必要があります。
会社として、
「入力してよい情報」
「入力してはいけない情報」
「判断に迷った場合の確認先」
を決めておくことで、社員も利用時に迷いにくくなります。
便利な機能だからこそ、何を入力してよいのかを理解して使うことが、企業で生成AIを活用するうえで重要です。

AIリテラシーを高める

AIリテラシーとは、AIを操作できることだけではなく、AIの特徴や限界を理解し、必要な場面で適切に使い分けられる力です。
生成AIは非常に便利ですが、回答が必ず正しいとは限りません。
実際には存在しない情報をもっともらしく回答したり、古い情報や誤った内容を含んだりすることもあります。
そのため、社員には、
「AIの回答をそのまま信用しない」
「重要な情報は別の資料でも確認する」
「最終的な判断は人が行う」
という基本的な考え方を理解してもらう必要があります。
本研修では、生成AIの基本的な特徴や仕組みだけでなく、実際の業務でどのように使えるのかについても学びます。
たとえば、
「メールの下書きを作る」
「長い文章を要約する」
「会議内容を整理する」
「企画のアイデアを広げる」
「資料の構成案を考える」
など、身近な業務を題材にすることで、自分の仕事に置き換えて考えやすくなります。
また、「AIに任せた方がよい仕事」と「人が判断すべき仕事」を分ける視点も重要です。
文章のたたき台やアイデア出しはAIが得意な一方、重要な意思決定や専門的な判断、相手との関係性を考えた対応などは、人が担う必要があります。
研修の目的は、全員をAIの専門家にすることではありません。
社員一人ひとりが、AIを使うべき場面・使わない方がよい場面を自分で判断できる状態をつくることを大切にしています。

実践的な演習で理解を深める

生成AIは、説明を聞くだけでは実際の使い方をイメージしにくいことがあります。
そのため、本研修では座学だけではなく、実際に生成AIを操作する演習を取り入れます。
まずは簡単な業務を題材に、生成AIへ指示を出してみます。
同じ内容でも、
「何をしてほしいのか」
「誰に向けた文章なのか」
「どのような条件があるのか」
を具体的に伝えることで、回答が変わることを体験します。
たとえば、「社内メールを書いて」と指示するだけの場合と、
「管理職向けに、研修参加を案内する社内メールを300字程度で、堅すぎない文章で作成して」
と具体的に伝えた場合では、得られる回答も変わります。
実際に試すことで、生成AIへの指示の出し方や、回答を修正しながら使う方法を学びます。
また、参加者自身の業務について、
「時間がかかっている仕事は何か」
「文章を一から作っている仕事はないか」
「情報整理に時間がかかっていないか」
を考え、生成AIを活用できる場面を探します。
グループワークを取り入れる場合には、それぞれの活用方法を共有することで、
「営業ではこう使える」
「総務ならこの業務にも使えそう」
など、自分では思いつかなかった活用方法を知ることもできます。
一方で、演習では便利な使い方だけを学ぶのではありません。
生成された回答に誤りがないか確認したり、どのような情報を入力してはいけないかを考えたりすることで、実務で使う際の注意点もあわせて身につけていきます。
「使ってみる → 確認する → 修正する」までを体験することで、研修後にも自分の仕事で試せる状態を目指します。

まずは生成AIの活用についてご相談ください

「生成AIを社員に使ってほしいが、どこまで許可すればいいか分からない」
「すでにChatGPTを使っている社員がいるが、社内ルールがない」
「機密情報や個人情報を入力してしまわないか心配」
「社員によってAIに関する知識や使い方に差がある」
「生成AI研修を行いたいが、どんな内容が自社に必要か分からない」
このようなお悩みはありませんか？
企業で生成AIを活用するためには、「使ってください」とツールを導入するだけではなく、社員が安心して使える環境を整えることが大切です。
まずは現在、
「どのような生成AIを使っているのか」
「どの部署で利用しているのか」
「どんな業務に使いたいのか」
「社内で決めているルールはあるのか」
を整理します。
そのうえで、生成AIの基本的な使い方を学ぶ研修が必要なのか、社内ルールや注意点を中心に学ぶ必要があるのか、実務での活用方法まで取り入れるのかを考えていきます。
合同会社HumanRelationsでは、生成AI・ChatGPTの基礎から、業務での活用方法、AIリテラシー、社内利用時の注意点まで、企業の状況に合わせた研修についてご相談いただけます。
「まず社員に基本を知ってもらいたい」
「すでに利用しているので、安全な使い方を整理したい」
「営業・事務・人事など、実際の業務を題材に研修したい」
といったご相談でも構いません。
まずは、現在の生成AI活用について感じている課題をお聞かせください。自社では何をルール化し、社員に何を学んでもらう必要があるのか、一緒に整理していきます。