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ChatGPTを「知っている」から、日々の仕事で使える状態へ

ChatGPTの基礎知識：業務にどう役立つ？

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ChatGPT・生成AIの基本的な特徴とできることを理解する
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文章作成・情報整理・アイデア出しなど、実際の業務での活用方法を知る
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AIの回答をそのまま使わず、確認・修正する習慣を身につける
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日常業務の中から、ChatGPTを活用できる仕事を見つける
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参加者同士で活用方法を共有し、自分とは異なる使い方を知る
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機密情報や誤情報など、業務利用で注意すべきポイントを理解する
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欲しい回答を得るための指示・プロンプトの考え方を学ぶ

ChatGPTは、質問に答えるだけでなく、文章の下書き、要約、情報整理、アイデア出しなど、さまざまな業務を補助できる生成AIです。
たとえば、
「メールを書くのに時間がかかる」
「資料の構成を一から考えている」
「会議の内容を整理するのが大変」
「企画のアイデアがなかなか出てこない」
といった業務では、ChatGPTを補助的に利用できる場合があります。
一方で、ChatGPTが生成する内容は必ず正しいとは限りません。また、入力する情報にも注意が必要です。
そのため本研修では、単に操作方法を覚えるだけではなく、ChatGPTが得意なこと・苦手なことを理解し、自分の仕事のどこで使えるのかを判断できる状態を目指します。

業務の見直しと効率化：具体的な活用シーン

普段の仕事を題材に、ChatGPTをどこで使えるか考える

Point 01

資料・文章作成をサポートする

ChatGPTは、資料や文章を一から完成させてもらうためだけのものではありません。
たとえば、
「プレゼン資料の構成を考える」
「社内案内文の下書きを作る」
「長い文章を短く整理する」
「伝えたい内容を箇条書きから文章にする」
といった場面で活用できます。
最初から完成した文章を求めるのではなく、たたき台をChatGPTに作ってもらい、人が内容を確認・修正することで、文章作成にかかる時間を減らせる場合があります。
研修では、実際の業務を想定しながら、どのような指示を出すと使いやすい回答になるのかを学びます。
Point 02

仕事やタスクを整理する

「仕事が多くて、何から手をつければよいか分からない」という場面でも、ChatGPTを考えを整理するための補助として使うことができます。
たとえば、現在抱えている業務を入力し、
「優先順位を整理して」
「この業務を進めるための手順を分けて」
「抜けている作業がないか確認して」
といった形で利用できます。
ただし、ChatGPTが自動的に仕事を管理したり、タスクを実行したりするわけではありません。
あくまで、業務を分解したり、進め方を考えたりするための補助として活用し、最終的な優先順位や判断は本人が行うことが大切です。
Point 03

コミュニケーションを補助する

メールや社内連絡、説明文など、人に伝える文章を考える場面でもChatGPTを活用できます。
たとえば、
「取引先へのメールを丁寧な文章に整える」
「専門用語を使わずに分かりやすく説明する」
「長い社内連絡を要点だけにまとめる」
といった使い方ができます。
また、「この表現だと相手にどう伝わるか」「もう少し柔らかく言い換えたい」といった相談にも利用できます。
ただし、相手との関係や状況まですべてAIが理解できるわけではありません。
ChatGPTが作った文章をそのまま送るのではなく、相手に合った内容になっているかを最後に人が確認することが重要です。

参加者が描くアクションプラン

本研修では、ChatGPTの機能を学んで終わるのではなく、参加者自身が「自分の仕事ではどこに使えるか」を考えることを大切にします。
まず、日々の業務を振り返ります。
たとえば、
「毎回一から文章を書いている仕事」
「情報を整理するのに時間がかかる仕事」
「同じような資料を繰り返し作っている仕事」
「アイデアを考えるのに時間がかかる仕事」
などを書き出します。
そのうえで、
「この業務はChatGPTにどこまで任せられるか」
「人が確認する必要がある部分はどこか」
「AIを使わない方がよい仕事は何か」
を考えていきます。
たとえば、営業担当者であれば、商談後のお礼メールや提案書の構成案。
人事担当者であれば、求人原稿や研修案内、面談質問のたたき台。
総務・事務担当者であれば、社内案内文やマニュアル、会議内容の整理などが活用候補になります。
実際にChatGPTを使って試すことで、
「これはそのまま使えそう」
「ここは人が直した方がいい」
「思っていたより使いにくい」
といったことも確認できます。研修の最後には、学んだことをもとに、「まず自分の仕事で何に使ってみるか」を具体的に決めます。
たくさんの使い方を一度に覚えるのではなく、まず一つの業務から試し、使いながら自分に合った方法を見つけていくことが、ChatGPTを仕事に定着させる第一歩です。

研修の進行方法：実際に使いながら学ぶ

本研修では、説明を聞くだけではなく、実際にChatGPTを操作しながら学ぶことを重視しています。
まずは、ChatGPT・生成AIとは何か、どのような特徴があるのかを確認します。
この段階では、便利な機能だけでなく、
「回答が間違っていることがある」
「入力してはいけない情報がある」
「最終確認は人が行う」
といった業務利用時の注意点についても学びます。
次に、基本的な指示の出し方を体験します。
たとえば、
「メールを書いて」
だけではなく、
「取引先に日程変更をお願いするメールを、丁寧で簡潔な文章で作成して」
というように、
目的・相手・条件
を具体的に伝えることで回答がどのように変わるかを確認します。
さらに、
「もう少し短くして」
「専門用語を減らして」
「箇条書きにして」
など、AIとやり取りしながら回答を修正する方法も体験します。
その後、自分自身の業務を題材にします。
参加者が日頃行っている仕事の中から、ChatGPTを使えそうな業務を選び、実際に試してみます。
グループワークを取り入れる場合には、それぞれの使い方を共有します。
同じChatGPTでも、営業・人事・総務・企画など、部署によって使い方は異なります。
他の参加者の活用方法を知ることで、「自分の仕事でも使えそう」と気づくことがあります。
また、うまくいった例だけでなく、
「思った回答にならなかった」
「どこまでAIに任せてよいか迷った」
という経験も振り返ります。
使う → 結果を確認する → 指示を変える → 人が仕上げる
という流れを体験することで、研修後も自分自身でChatGPTを使いながら改善できる状態を目指します。

まずはChatGPT・生成AI研修について

ご相談ください

「ChatGPTを導入したものの、一部の社員しか使っていない」
「社員に使ってほしいが、何に使えばいいか分からない」
「自己流で使っている社員が多く、使い方に差がある」
「業務効率化につなげたいが、どの仕事から試せばいいか分からない」
「機密情報や誤った回答など、安全面も含めて学んでほしい」
このようなお悩みはありませんか？
ChatGPT研修では、すべての機能を覚えることが目的ではありません。
まずは社員の皆さまが、
ChatGPTに何ができるのか
自分の仕事ではどこに使えるのか
どのように指示すればよいのか
何に注意して使う必要があるのか
を理解することが大切です。
合同会社HumanRelationsでは、生成AI・ChatGPTの基本的な使い方から、実際の業務を題材にした演習まで、企業の状況に合わせた法人向けAI研修についてご相談いただけます。
たとえば、
「初めてChatGPTを使う社員向けに基礎から行いたい」
「営業・事務・人事など、実際の仕事を題材にしたい」
「プロンプトだけでなく、情報管理やAIリテラシーも学びたい」
「研修後に社員が自分で活用方法を考えられるようにしたい」
といったご相談でも構いません。
まずは、
「現在どの程度AIを利用しているのか」
「どのような業務に時間がかかっているのか」
「参加する社員に何を身につけてもらいたいのか」
をお聞かせください。
ChatGPTを使うこと自体を目的にするのではなく、自社の仕事の中でどこに活かせるのかを一緒に整理し、業務で使える状態を目指します。